Dear warneter,
sebelumnya saya permisi dulu dengan bapak-bapak moderator pengelola warnet, disini saya ingin sedikit sharing tentang "sistem pengendalian intern" untuk warnet agar kinerja warnet dapat terjaga dan terus berkembang. Terus terang pengalaman saya membuka warnet memang masih seumur jagung, maklum saja karena warnet yang saya dirikan adalah warisan dari kegagalan kerjasama dalam sistem franchise.
Untuk memulainya dalam bahasa sederhana, saya coba terangkan dulu tentang apa itu "sistem pengendalian intern" merupakan suatu sistem yang dirancang untuk menjaga aman harta perusahaan melaui perencanaan dan pengendalian operasi perusahaan. Untuk penjelasan lebih rinci lagi silahkan lihat di wikipedia supaya lebih memahami teknisnya. Nah sebenarnya sistem itu sendiri sudah bapak dan ibu kenali dan lakukan sejak awal mendirikan usaha, bahkan dalam mengelola rumah tangga pun sudah ada yang namanya pengendalian intern. Namun demikian, sistem ini baru akan meningkat menjadi lebih rumit manakala kegiatan bapak dan ibu semakin meningkat pesat, sehingga tidak adalagi ruang dan waktu yang tersedia untuk turut mengendalikan jalannya perusahaan secara penuh. Sejak saat itu pula sistem mulai berkembang dan menjadi lebih kompleks dan rinci.
sebagaimana diungkapkan dalam berbagai literatur, ternyata sistem pengendalian intern itu terdiri dari berbagai pernak-pernik dunia administrasi, akuntansi sampai masalah perijinan dan peraturan adalah produk dari pengendalian intern itu. Khusus untuk warnet, saya coba menjelaskan komponen-komponen nyata yang terkait seperti :
- komputer billing (untuk mencatat penerimaan uang)
- kasir (petugas yang dipercaya dan diharapkan dapat mencatat semua pemasukan)
- kasir-operator (petugas yang mengoperasikan sistem billing)
- absensi (peraturan untuk menjamin kehadiran dan jam buka/tutup gerai warnet)
- laporan harian (ikhtisar yang dihasilkan dari billing warnet)
- laporan bulanan (laporan keuangan yang disusun dengan akuntansi sederhana)
- buku kas/buku bank (buku yang mencatat semua penerimaan dan pengeluaran biaya)
- daftar aset (buku yang berisi daftar komputer dan peralatannya sampai pada meja kursi, ac dan kelengkapan gerai)
- rekening bank (untuk menampung pendapatan supaya uang tidak menumpuk di laci kasir)
- peraturan kepegawaian (ketentuan sederhana yang terkait dengan sistem penggajian)
- kebijakan operasional (termasuk kebijakan terkait dg target pasar, cara marketing, pemilihan paket produk, dsb)
- terakhir adalah kontrol rutin (tugas dari pemilik warnet untuk melakukan kunjungan atau pengawasan berkala, termasuk menugaskan mistery shoper ataupun sidak)
penulisan diatas tidak saya urutkan secara sistematis, agar dapat ditambahkan lagi jika ada kekurangan tanpa harus takut salah mengenai urutan ataupun maksud dari uraian yang tertulis dalam tanda kurung.
Untuk memudahkan saya membagi kelompok pengendalian intern khusus warnet dalam 3 kelompok fungsi yakni sbb;
1. Fungsi Keuangan
Fungsi keuangan meliputi kasir, sistem billing sampai penyetoran kebank dan pembayaran biaya operasional termasuk gaji. Didalam fungsi keuangan, saya hanya menunjuk satu orang yang dapat dipercaya (tentu saja dan kalo bisa diurus sendiri oleh pemilik -- jika ada waktu) khususnya jika skala struktur organisasi warnet memang sangat sederhana (maklum untuk warnet kecil dengan 5-10PC tentu sangat terbatas jumlah orangnya.
Pertama
Bedakan antara kasir yang memegang keuangan dengan kasir yang mencatat langsung dari sistem billing (ini saya sebut kasir-operator) karena kasir adalah orang yang dipercaya, sehingga dia bisa merangkap sebagai kasir-operator tapi kasir-operator tidak bisa merangkap kasir. Sampai disini, jangan sampai bingung ya, karena fungsi kasir yang saya bicarakan adalah kasir untuk pemegang buku kas besar, dan kasir-operator adalah pemegang kas kecil.
kedua
Kasir harus menyetorkan uang pendapatan ke rekening bank yang ditunjuk, agar dicatat oleh bank setiap hari atau paling sedikit seminggu 2 kali, yakni pada hari jum'at pagi (untuk pendapatan dari senin sampai dengan kamis -- 4 hari) dan pada hari senin pagi (untuk pendapatan dari jumat, sabtu dan minggu) -- jika hari senin dan jumat jatuh pada hari libur, maka penyetoran harus dilakukan pada hari kerja berikutnya. Jika kasir menyetorkan secara tunai, langsung kepada pemilik, maka sebaiknya pemilik mempunyai buku penerimaan kas tersendiri yang mencatat penerimaan tersebut secara rutin.
Tujuan dari cara ini, adalah untuk menghindari penumpukan uang di laci kasir (karena itu cara terbaik adalah harus dilakukan setiap hari) sehingga untuk selanjutnya jumlah penerimaan tunai ini akan dibandingkan dengan catatan pendapatan menurut sistem billing. Pencocokan dilakukan secara berkala, paling sedikit seminggu sekali yakni pada hari jumat (atau pilih saja hari yang paling senggang, agar tidak mengganggu jalannya operasi)
ketiga
Akses terhadap sistem billing harus dibatasi agar kasir-operator tidak dapat melihat jumlah total pendapatan pada hari itu, dalam hal ini, kasir-operator hanya diberikan tugas untuk mencatat setiap transaksi kedalam sistem billing, dan setiap transaksi dikeluarkan struk belanja. Tugas kasir-operator hanyalah mencatat fisik kas yang diterimanya, dan melaporkannya secara harian dalam formulir standar yang sudah dibuat, tanpa pernah tahu berapa jumlah diangka penerimaan di billing sistem.
Maksud dari cara ini, adalah agar kasir tidak cuma mencocokkan penerimaan uang dengan billing sistem, dan "kelebihan uang" akibat lupa pendapatan lupa dicatat langsung diklaim sebagai pendapatan pribadi. Untuk itu secara periodik, pemilik warnet dapat menghitung total jumlah laporan harian kas, dan membandingkannya dengan total pendapatan pada periode yang sama yang dicatat dalam billing system. Apabila ada perbedaan maka setiap "selisih lebih" adalah pendapatan lain2 atau kasir yang sering lupa mencatat pendapatan, jika ada "selisih kurang" maka terdapat tamu yang tidak membayar, atau ada pengeluaran yang tidak dicatat dalam laporan harian. Jika selisihnya terlalu kecil, tentu saja kita terima sebagai selisih uang kecil, karena sistem billing menghitung dalam satuan rupiah, sementara mata uang yang tersedia paling kecil adalah Rp50,-
keempat
Pengeluaran operasional hanya dapat dilakukan setelah mendapatkan persetujuan dari pemilik, kecuali untuk pengeluaran rutin yang sudah diketahui oleh pemilik secara pasti. Setiap pengeluaran yang dapat dilakukan oleh kasir adalah pengeluaran seperti; (a) pembayaran utilities -- listrik, telepon, internet, dan atk yang nilainya kecil. (b)pembayaran gaji karyawan -- kalau jumlahnya besar harus disiapkan sendiri oleh pemilik. (c) pembayaran maintenance peralatan, kerusakan, perbaikan dsb yang nilainya kecil (maksimal sekitar Rp500ribu). (d) pengeluaran lain terkait dengan kegiatan operasional seperti iuran kebersihan, keamanan, sumbangan hari besar dsb.
Semua jenis pengeluaran harus dicatat dalam buku kas secara jelas, dimana dalam catatan tersebut setidaknya dibuat kolom-kolom untuk mengelompokkan pengeluaran tersebut dengan detil sbb; (a) tanggal (b) keterangan (c) jenis pengeluaran (d) jumlah rupiah -- (pengelompokan ini sifatnya sederhana dan dapat diperluas atau ditambah lagi dengan informasi lain sesuai kebutuhan masing-masing, misalnya “referensi nomor bukti”; “nama operator/orang yang belanja”; atau “informasi lain” yang mungkin diperlukan.
Pencatatan ini, harus didukung oleh bukti-bukti pengeluaran, sehingga jangan lupa untuk menugaskan pegawai menyusun dan menempelkan bukti-bukti pengeluaran dalam satu lembar kerta A4 yang sudah bekas, berdasarkan tanggal transaksi. (biasanya satu halaman A4 cukup untuk mencatat seluruh transaksi tersebut). Jika bukti tidak ada, tapi pemilik yakin bahwa pengeluaran tersebut memang terjadi, maka bisa ditulis langsung pada lembar A4 tersebut mengenai rincian biaya yang dikeluarkan. Hal ini biasanya terjadi pada pembayaran secara elektronik, seperti telpon, dan listrik.
Kelima
Pengeluaran investasi, seperti pembelian komputer baru, renovasi, pembelian ac, pembelian perabotan dan peralatan lain yang masa pakainya lebih dari satu tahun, dan atau memperpanjang umur aktiva. Kurang lebihnya semua pengeluaran ini adalah investasi yang harus dikembalikan kepada pemilik warnet. Oleh karena itu harus dicatat dengan baik, dan diperhitungkan umur penyusutannya. Cara menghitungnya adalah dengan (a) “memperkirakan masa pakai efektif“ (bisa umur ekonomis bisa umur teknis, tergantung kebutuhan, karena biasanya usaha warnet yang sewa selama 5 tahun, tentu saja memperhitungkan umur asetnya selama 5 tahun juga, atau mengikuti ketentuan standar akuntansi yang berlaku atau ketentuan penyusutan menurut pajak) (b)“memperkirakan nilai sisa“ (ini Cuma estimasi harga jual seandainya investasi itu dijual pada akhir masa pakai efektif-nya) (c) “nilai perolehan“ dari investasi bapak-ibu. Selanjutnya dilakukan perhitungan sbb;
(d) biaya penyusutan = [(c)-(b)]/(a)
Jadi biaya penyusutan adalah semacam upaya pengembalian modal yang sudah ditanamkan saat pendirian warnet bapak-ibu sekalian, dan umurnya dibatasi pada seberapa lama warnet bapak ibu dapat dipertahankan operasinya. Kalo menurut prinsip akuntansinya sih “going concern” artinya sepanjang masa tidak boleh direncanakan untuk ditutup, tapi dalam prakteknya, paling panjang umur warnet yang tempatnya sewa, ya selama masa sewa itu masih ada, dan setelah ada kenaikan maka tidak layak lagi untuk diteruskan, kecuali skala ekonomisnya memungkinkan.
Biaya penyusutan ini adalah biaya yang tidak memerlukan pembayaran kas, jadi sifatnya administratif sehingga disebut “non-cash expenditure”, tapi uangnya bisa bapak ibu tabung untuk melakukan peremajaan warnet, atau persiapan buka warnet ditempat lain.
Keenam
Sewa ruko, merupakan pengeluaran dimuka yang terkait dengan operasi warnet. Pengeluaran semacam ini memang makin hari makin tinggi, dan tidak terjangkau, sehingga cenderung biaya sewa ruko dibayarkan untuk periode 5 tahun, atau paling sedikit dalam periode dimana tercapai satu titik break-even (titik impas – tidak rugi tidak untung).
Biaya sewa, mirip dengan biaya penyusutan, tapi tidak punya nilai sisa, yang ada juga security deposit (dan deposit ini biasanya dikembalikan setelah penyewa menyerahkan kunci properti kepada pemiliknya). Perhitungan biaya sewa dilakukan dengan cara sebagai berikut;
(a) masa sewa dalam hitungan bulan
(b) besarnya uang sewa
(c) amortisasi = (b)/(a)
Jadi disini, amortisasi adalah pembebanan biaya dibayar dimuka yang harus dikumpulkan atau dikembalikan kepada pemilik warnet, guna menyiapkan tabungan untuk memperpanjang sewa atau mencari tempat sewa baru. Ini juga termasuk “non-cash expenditure”.
2. Fungsi Administratif/akuntansi
Nah sekarang kita lanjutkan untuk fungsi administrasi atau akuntansi, sehingga apa yang sudah dijelaskan pada fungsi keuangan dapat dicatat dalam satu sistem administrasi yang tertib dan bisa memberikan gambaran kinerja warnet bapak ibu sekalian.
Untuk itu saya akan coba memberikan gambaran tentang formula akuntansi neraca, dimana
(x) = aset ;
(y) = hutang ;
(z) = modal
maka (x) = (y)+(z),
jadi jika (y) = 0 (berarti semua investasi pake modal sendiri) maka (x)=(z), nah jika (z) =0 (ini namanya bikin warnet dengan modal dengkul alias ngutang semuanya he…he..he..) maka (x)=(y)
Sampai disitu masih ada lagi kelanjutannya yakni, yakni formula akuntansi rugi/laba, dimana strukturnya dapat saya rinci sbb;
(a) Pendapatan (biasanya saya pisahkan antara pendapatan murni dari warnet dan pendapatan lain-lain seperti makanan, minuman, printing dsb.
(b) Harga pokok (ini adalah biaya internet yang dibayarkan kepada ISP, dan Harga Pokok Lain yang terkait dengan produk yang dijual, seperti makanan, minuman, toner, tinta dll).
(c) Biaya administrasi (yang meliputi : Gaji Pegawai, Biaya listrik, telepon, PAM, ATK, iuran sampah, keamanan, dan biaya lain yang tidak secara langsung menunjang operasi warnet)
(d) Biaya amortisasi dan penyusutan (ini biaya amortisasi sewa tempat, dan biaya penyusutan perabotan, AC, komputer, dan renovasi)
(e) Pendapatan Kotor = (a)-(b)
(f) Pendapatan sebelum amortisasi dan penyusutan = (e)-(c)
(g) Pendapatan bersih sebelum pajak = (f)-(d)
(untuk pajak saya tidak jelaskan lebih lanjut, karena nanti bikin pusing... he..he..he..)
Selanjutnya (g) tadi jika ditambahkan dengan (z) modal, maka akan menambah aset warnet bapak ibu sekalian, sehingga total formula neraca yang tadi (x)=(y)+(z)+(g)
Demikian sedikit tentang teori akuntansinya sebelum saya lanjutkan pada tahapan berikutnya, dimana fungsi keuangan dari urutan kesatu, kedua dan ketiga harus dicatat dan dilaporkan secara harian untuk selanjutnya dibukukan sebagai (A)PENDAPATAN, dan fungsi keuangan keempat dicatat sebagai (B) HARGA POKOK dan (C)BIAYA ADMINISTRASI, terakhir fungsi keuangan yang kelima dan keenam akan dicatat sebagai (D) BIAYA AMORTISASI DAN PENYUSUTAN.
Atau saya ulang dengan ringkas jadi sbb;
(a), (b), (c) = pendapatan
(d) = harga pokok dan biaya administrasi
(e), (f) = biaya amortisasi dan penyusutan
Dengan cara pencatatan seperti ini, kunci utamanya terletak pada buku kas dan buku bank yang bapak ibu miliki, karena dari situ, semua transaksi bisa dicocokkan dan direkonstruksi secara sistematis menjadi laporan keuangan dan rugi laba. Sementara itu, kinerja keuangan akan terlihat apakah usaha bapak ibu sudah cukup menguntungkan, atau hanya ada keuntungan tunai, karena tidak lagi “nombok” dan sudah bisa operasional secara mandiri, namun tingkat pengembalian investasinya masih rendah, sehingga saat tiba waktunya bayar sewa atau peremajaan komputer, kantong kita kebobolan lagi ….
3. Fungsi Pengawasan
Sekarang tiba saat melakukan pengawasan. Disini saya coba untuk menjelaskan teknik pengawasan dengan cara melihat dulu skenario kecurangan yang mungkin terjadi dalam pengelolaan warnet, sehingga bapak ibu dapat langsung mempraktekkan sistem pengendalian intern seperti apa yang tepat.
- pendapatan tidak disetorkan
untuk masalah ini, hanya perlu dilakukan rekonsiliasi antara catatan pendapatan menurut billing dengan catatan penerimaan kas/bank, dan setiap terdapat selisih harus cocok dengan catatan biaya yang sudah dikeluarkan. Teknik ini, hampir pasti biasa dilakukan oleh semua pemilik warnet dan terlalu mudah diketahui oleh pegawai warnet, sehingga kalaupun terjadi, biasanya akibat jarangnya pemilik warnet melakukan pengawasan. Untuk itu disarankan untuk melakukan rekonsiliasi semacam ini, setidaknya sebulan sekali, atau lebih baik lagi jika dilakukan setiap minggu.
- perangkat dan peralatan sering rusak dan perlu biaya perbaikan yang tinggi
Seringkali kerusakan tersebut tidak benar-benar terjadi, tapi sekedar untuk menciptakan transaksi kas keluar. Jika ini terjadi, maka sebaiknya bapak ibu memberlakukan ketentuan untuk minta ijin atas setiap perbaikan atau kerusakan sebelum di servis, dan usahakan untuk menentukan sendiri tempat service yang dianggap jujur dan baik. Jika perlu lakukan maintenance contract service dengan mereka yang bapak ibu sukai. Jika hal ini tidak juga aman, maka cari vendor lain yang lebih baik dan sesuai dengan harapan bapak ibu.
- pemakaian kertas, toner atau tinta cetak yang tinggi
Praktek ini, seringkali terjadi dan sangat sulit dikontrol, sehingga pegawai yang nakal sangat betah untuk bekerja pada jam-jam ramai. Ini sama dengan buka toko didalam warnet kita, sehingga biaya-biaya operasional dibebankan kepada warnet, sementara pendapatan di kantongin oleh pegawai nakal tersebut. Solusi atas praktek ini adalah dengan mengirimkan “mistery shopper” yang tugasnya sama seperti pelanggan biasa, tapi akan melaporkan semua kelakuan pegawai nakal. Cara lain untuk menanggulanginya adalah dengan menggunakan teknologi yang lebih mahal, mulai dari kamera, software printer control, sampai mesin printer baru yang ditawarkan oleh perusahaan FX yang punya software auditron, sehingga bisa mengontrol pemakaian cetak warna, hitam putih, dan usernya. Ini barang baru dan mahal, sehingga tidak cukup layak untuk warnet yang skala produksi cetakannya terlalu kecil. Jika berbagai cara tidak juga berhasil, maka lakukan pengawasan khusus dengan menggantikan fungsi pegawai tersebut untuk kurun waktu tertentu misalnya satu minggu dengan pegawai lain yang dipercaya, sehingga ditemukan perbedaannya.
- pelanggan warnet tidak membayar
Karena kasir-operator tidak bisa melihat total jumlah penjualan di akhir hari, maka jumlah tunai yang dilaporkan bisa saja lebih kecil dari jumlah pendapatan menurut billing sistem. Jika hal ini terjadi, maka biasanya pegawai akan mengatakan bahwa ada pelanggan yang lari tidak membayar. Untuk warnet yang berada dilingkungan perumahan, hal seperti ini terkadang terjadi, dengan alasan ada pelanggan yang berhutang. Hal-hal semacam ini hanya bisa ditetapkan dengan kebijakan, bahwa selisih kas tersebut harus dibayar oleh pegawai yang bersangkutan dan dipotong pada gaji bulan depan.
- permainan tarip cetakan warna dilaporkan hitam putih
Ini juga praktek yang sama dengan poin (c ) di atas, solusinya pun bisa dilihat diatas.
- penjualan makanan minuman menurun
Sepanjang penurunan penjualan makanan dan minuman disebabkan karena sedang bulan puasa, tentu saja ini adalah hal yang wajar, tapi jika penurunannya tidak proporsional terhadap kinerja warnet secara keseluruhan, maka bisa dipastikan terdapat penggelapan seperti pada poin (c) dan (e), jadi solusinya bisa dilihat di atas. Namun untuk memudahkan analisisnya, bapak ibu bisa melakukan pengecekan pada perbandingan antara Penjualan Lain-lain dengan Penjualan Warnet, begitu juga pada Harga Pokok Warnet dibandingkan dengan Harga Pokok Lain-lain. Lakukan perbandingan ini dengan periode lain yang telah lalu, misalnya sekarang bulan februari, maka lakukan dengan periode januari, atau desember. Jika terjadi perbedaan yang mencolok, tentu ini ada indikasi kecurangan, tapi jika penjualan keseluruhan juga sedang lesu maka hal ini sifatnya alamiah dan berdampak pada penurunan penjualan makanan dan minuman.
- pemakaian listrik/telepon meningkat
pemakaian listrik dan telepon yang meningkat harusnya merupakan pertanda baik jika diikuti dengan peningkatan pendapatan, namun jika tidak diikutin dengan peningkatan pendapatan, maka ada indikasi kecurangan, misalnya warnet digunakan saat sedang tutup, atau telepon digunakan untuk kepentingan pribadi secara berlebihan. Solusinya adalah buat peraturannya, dan lakukan kunjungan rutin atau dengan mistery shopper, sehingga pegawai tidak bisa lagi sembarangan melakukan kecurangan yang merugikan pemilik.
- dsb.
Terakhir, saya harus mengatakan bahwa internal kontrol warnet ini tidak mudah untuk diterapkan, karena pemahaman karyawan pelaksana dan perbedaan kebutuhan atau varian jenis usaha yang digeluti dalam bisnis warnet. Misalnya untuk warnet-café dan, warnet-percetakan, sudah tentu punya cara tersendiri.
Sedangkan untuk bapak ibu yang merupakan karyawan warnet, internal control ini, bisa menunjukkan kinerja karyawan dengan jelas, sehingga jika warnet yang dikelola mengalami kemajuan, sudah tentu karyawan juga berhak untuk menikmati sukses ini dengan mendapatkan fasilitas atau kenaikan gaji. Hal ini sudah saya praktekkan, pada karyawan saya, sehingga saat ini jika mereka bisa mempertahankan kinerjanya dengan baik maka saya akan memberikan bonus, bila kinerja tersebut terus meningkat melebihi target selama 3 bulan berturut-turut, saya akan menaikan gaji mereka.
Buat bapak ibu yang merasa kurang memahami atau ingin lebih menguasai masalah administrasi dan akuntansi dapat menghubungi saya melalui email herusidik(ad)yahoo(dot)com.
0 komentar
Posting Komentar